融智助理咨詢顧問  向星

    會(huì)議是我們最常見的一種工作方式，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，1996年美國企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美圓， 而另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè)80%的員工提升來源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識(shí)，所以如何使會(huì)議有效益和有效率，對于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有重要的意義。而事實(shí)上，會(huì)議的有效管理，注重組織高效的會(huì)議等，往往被我們所忽視。很多時(shí)候，會(huì)議都是在毫無準(zhǔn)備、毫無章程的狀況下進(jìn)行，也沒有設(shè)定會(huì)議的目標(biāo)，所以就更談不上去評價(jià)一個(gè)會(huì)議的效率。

兩個(gè)或兩個(gè)人以上，聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，這就是會(huì)議。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，例如由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，促使主管層隨意決策，讓員工不但要花費(fèi)很多的時(shí)間，工作也無法進(jìn)行，這不僅浪費(fèi)了公司成本，也造成工作效率的低下。眾多現(xiàn)象都在提醒我們應(yīng)當(dāng)關(guān)注如何能在會(huì)議中高效率且有效率地解決問題，這也是現(xiàn)代管理方式的體現(xiàn)。

從某種角度而言，我們是在一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界中工作，高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)際中遇到的問題。要組織高效的會(huì)議，首先要了解會(huì)議的基礎(chǔ)知識(shí)，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”。

1、會(huì)議的意義——會(huì)議能讓決策層集思廣益，能讓決策執(zhí)行者充分溝通。會(huì)議很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通，是一個(gè)集合的載體，雖然隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式溝通，但是，會(huì)議這種方式的群體溝通，是任何其他溝通方式都無法替代的，因?yàn)檫@是最直接、最直觀、最符合人類原本的溝通習(xí)慣的。通過會(huì)議使不同的人，不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，能產(chǎn)生“金點(diǎn)子”，能讓問題思考得更全面，許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

2、會(huì)議的目的及形式：

◆通報(bào)、布置工作：一定程度上能故無斗志，使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝一個(gè)方向努力。

◆交流、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）：資源共享，以期相互幫助，共同進(jìn)步。

◆激發(fā)創(chuàng)意（討論）：集思廣益，充分溝通，“三個(gè)臭皮匠頂個(gè)諸葛亮”。

◆做出決定（決策）：讓決策更具執(zhí)行力。

3、會(huì)議的種類

會(huì)議可以按多個(gè)維度進(jìn)行分類，而每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。比如，按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議等；如按會(huì)議的形式，可分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等：按與會(huì)人員的成分，可分為黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等；按照人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議;按照會(huì)議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議；此外，還有按會(huì)議的范圍、地區(qū)、時(shí)間分類的。

每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。

4、會(huì)議的成本

   會(huì)議成本是我們最容易忽視的概念，這是因?yàn)槿藗兞?xí)慣上只把實(shí)際花銷的費(fèi)用視為成本，而會(huì)議在多數(shù)情況下不存在這一類的花費(fèi)，所以會(huì)議成本的概念在企業(yè)中很少提起。事實(shí)上，會(huì)議成本不但存在，它還是一筆非常客觀的數(shù)目，它更關(guān)系到一家公司的成敗得失，因此萬萬不可等閑視之。

會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本三種。

◆ 時(shí)間成本：

   時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的履行時(shí)間+會(huì)議秘書工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）

   如果時(shí)間成本不夠直觀，則可換成金錢成本。

   即金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水

◆ 直接會(huì)議成本：

   直接會(huì)議成本便是人們習(xí)慣上的直觀成本費(fèi)用。

直接會(huì)議成本＝會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場地費(fèi)+旅費(fèi)+食宿費(fèi)+文件準(zhǔn)備費(fèi)

◆ 效率損失成本：

經(jīng)濟(jì)學(xué)中有個(gè)名詞叫機(jī)會(huì)成本，效率損失成本即是會(huì)議管理中的“機(jī)會(huì)成本”。開會(huì)時(shí)，參會(huì)人員，尤其是管理層的人必須離開自己的工作崗位，這就有可能造成公司整體工作效率、管理工作效率的下降，由于效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本一般包括以下3種情況：

⑴ 因不及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意

⑵ 不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶

⑶ 不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)

5、評價(jià)會(huì)議成功的要素

   怎么樣的會(huì)議才叫成功召開呢？會(huì)議的成功與否應(yīng)該從兩方面來評價(jià)：①達(dá)到了預(yù)期的效果了嗎？②會(huì)議進(jìn)行得如何？

6、會(huì)議常見問題

   效率不高是會(huì)議的普遍現(xiàn)象，具體表現(xiàn)如下：

   造成會(huì)議效率不同通常是由7個(gè)方面的原因：時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議參與人選擇不合適、主持人的技巧、參會(huì)者的素質(zhì)及表現(xiàn)、會(huì)議前期準(zhǔn)備工作和會(huì)議目標(biāo)。其中主持人的技巧、會(huì)議前期準(zhǔn)備工作是會(huì)議的“致命傷”，這是因?yàn)闀?huì)議主持人如果缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法到達(dá)會(huì)議意圖；而會(huì)議前期準(zhǔn)備會(huì)延誤會(huì)議時(shí)間和成功。

6、高效會(huì)議特征：

   我們要明確高效會(huì)議的特征，用特征來指導(dǎo)我們每一次會(huì)議的準(zhǔn)備、召開及后續(xù)跟蹤，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性措施，確保我們即將召開的會(huì)議就是一次高效會(huì)議。

高效會(huì)議特征有：

◆ 可行的會(huì)議議程

◆ 設(shè)施、設(shè)備能充分滿足要求

◆ 準(zhǔn)時(shí)開始，并有計(jì)劃的結(jié)束

◆ 所有應(yīng)與會(huì)者均出席會(huì)議

◆ 共同遵守會(huì)議規(guī)則

◆ 每個(gè)人有機(jī)會(huì)表達(dá)觀點(diǎn)

◆ 與會(huì)者能相互傾聽

◆ 所有成員有決策發(fā)言權(quán)

◆ 會(huì)中進(jìn)行書面記錄

◆ 結(jié)束時(shí)對討論的問題及分配的任務(wù)進(jìn)行總結(jié)

◆ 全體成員一起保證具體分派的工作得到完成

7、會(huì)議規(guī)范

   會(huì)議規(guī)范是我們組織高效會(huì)議最基本的規(guī)章制度，主要包括會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范制度三方面。

◆ 會(huì)議安排時(shí)間。

在會(huì)議時(shí)間的安排上，人們往往遵循于習(xí)慣，例如，周一一早開例會(huì)，下午三、四點(diǎn)開會(huì)等，其實(shí)會(huì)議時(shí)間的挑選是有一定規(guī)則可循的，我們把一天的時(shí)間分成如下幾個(gè)階段，根據(jù)員工的工作狀態(tài)來找出最佳會(huì)議時(shí)間。

◆ 會(huì)議流程規(guī)范

  會(huì)議的流程一般分為三個(gè)步驟，會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議召開和會(huì)后跟蹤.

   其中，會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤是兩個(gè)最容易忽視的步驟，參會(huì)者經(jīng)常是在沒有任何準(zhǔn)備的情況下走進(jìn)會(huì)議室，既沒有查看會(huì)議相關(guān)資料，也沒有關(guān)注此次會(huì)議的議題，在會(huì)議室里還互問“這次會(huì)議要干嘛？”，很明顯這將直接影響會(huì)議的質(zhì)量，而在會(huì)議結(jié)束之后，也沒有人及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要和跟蹤會(huì)議決策地執(zhí)行，會(huì)議決策沒有執(zhí)行，沒有落實(shí)就等于是沒有決策，所以會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤工作。會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后跟蹤具體包括寫、發(fā)發(fā)備忘錄，確定會(huì)議目標(biāo)、角色、會(huì)議程序及議程、制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。

開會(huì)過程是整個(gè)會(huì)議的議程，包括會(huì)議開始、核心主題和結(jié)束語。

◆ 會(huì)議規(guī)范制度

⑴ 守時(shí)

⑵ 關(guān)掉手機(jī)等，避免外界的打擾，以免分心

⑶ 圍繞主題進(jìn)行討論，不要偏題，對討論的內(nèi)容保密

⑷ 允許幽默——并且鼓勵(lì)

⑸ 避免細(xì)節(jié)過多，保持言談簡明扼要

⑹ 避免一個(gè)人唱獨(dú)角戲，每個(gè)參會(huì)者都要發(fā)言

⑺ 積極傾聽，尊重別人的意見并給予關(guān)注

⑻ 不必掩蓋沖突，要積極解決

⑼ 在一個(gè)時(shí)間段僅僅一個(gè)人說話——完畢后其他人再進(jìn)行交談

⑽ 進(jìn)行對事的建設(shè)性批評，而不針對人

了解會(huì)議的基礎(chǔ)知識(shí)，是我們組織高效會(huì)議的基礎(chǔ)，有了這些基礎(chǔ)后，我們才能對會(huì)議現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，判斷會(huì)議效率不高的原因，于此同時(shí)，清楚地了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也是至關(guān)重要的，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們提高會(huì)議的效率。